Vous trouverez ci-contre les notions ainsi que les références dont il a été question lors de cet atelier.

Certains liens et adresses vous permettront d'en connaître davantage sur les logiciels présentés.

Compte rendu de l'atelier du 23 mai 2009 Spécial Word Nous utiliserons Word 2002 pour les commandes et les captures d'écran. Vous retrouvez à peu près les mêmes commandes dans Word 2000 et Word 2003. Dans Word 2007, les commandes y sont mais les barres d'outils ont été remplacées par le Ruban. Dans le but d'alléger cette page, nous avons choisi de réduire en taille plusieurs captures d'écran. Il suffit de cliquer sur les images pour retrouver les tailles réelles. Tableaux Word permet de travailler le texte dans une grille orthogonale : un tableau. Il y a plusieurs méthodes pour créer ces tableaux. Chaque méthode répond à un besoin précis. Si le tableau couvre toute la surface d'écriture, que les cellules ont la même taille, qu'il y a des bordures intérieures et extérieures : utilisez l'outil Insérer un tableau. Si la largeur des cellules doit être précise, que le tableau doit avoir une mise en forme précise : utilisez la commande Tableau | Insérer | Tableau. Si les cellules du tableau sont de tailles différentes : utilisez Tableau | Dessiner un tableau. Si vous ne désirez pas utiliser la souris, saisissez des + et des - et terminez votre ligne en appuyant sur la touche Entrée. Les signes + deviendront des colonnes verticales. +---------------------+----------------------+ deviendra Si le texte est déjà saisi, utilisez la commande Tableau | Convertir | Texte en tableau. Si les informations du tableau sont déjà entrées dans un autre programme, utilisez l'outil Insérer une base de données de la barre d'outils Base de données. Si les cellules du tableau sont également réparties sur toute la feuille, utilisez la commande Outils | Lettres et publipostage | Enveloppes et Étiquettes, sous l'onglet Étiquettes cliquez sur le bouton Options et retrouvez le format de cellules désiré. Les tableaux se travaillent bien avec la barre d'outils Tableaux et bordures. Pour se déplacer dans un tableau, on utilise la touche Tab, les flèches de direction, la souris. La touche Entrée crée un paragraphe vide dans une cellule. Deux cellules sont particulières : La première cellule d'un tableau commençant une page : Tapez sur la touche Entrée avant tout caractère dans cette cellule et le paragraphe vide se place au dessus du tableau. La dernière cellule d'un tableau : Tapez sur la touche Tab dans cette cellule et la dernière ligne du tableau est doublée. Pour une mise en forme conventionnelle de tableau, utilisez l'outil Tableau : Format automatique. Cette fenêtre nous permet d'utiliser un modèle déjà conçu ou de développer son propre modèle (bouton Nouveau). Le texte dans une cellule se comporte comme un texte dans un paragraphe. On peut utiliser les retraits, les tabulations, les espacements avant et après un paragraphe, les interlignes. Si vous devez utiliser une tabulation dans une cellule, il faut appuyer sur Ctrl+Tab pour se déplacer à cette tabulation. Dans un tableau s'étirant sur plusieurs pages, on peut faire répéter un ou des lignes d'entête sur chaque page en sélectionnant les lignes à répéter et en activant la commande Tableau | Titres. On peut trier les lignes d'un tableau. Pour un tri sur une colonne, placez la souris dans la colonne à trier et appuyez sur un des boutons Tri croissant ou Tri décroissant. Pour un tri sur plusieurs colonnes (3 au maximum), passez par la commande Tableau | Trier. Il est possible de faire des formules dans un tableau. Si les formules sont complexes, vous avez avantage à utiliser Excel. Cependant si les formules sont simples ( addition, soustraction, multiplication, division, moyenne, minimum, maximum, si, arrondi...) la commande  Tableau | Formule de Word suffit.   Publipostage Cette fonction consiste à prendre de l'information d'un document et de l'insérer dans un autre. Il y a cinq types de publipostage : Lettres : ça produit des lettres. Messages électroniques : les lettres produites sont envoyées par courriel. Enveloppes : ça produit des enveloppes. Étiquettes : ça produit des étiquettes. Répertoires : il n'y pas de saut de page entre chaque enregistrement. Ça produit une liste. Selon la version de Word dont vous disposez, l'assistant de publipostage varie. Les fonctions sont les mêmes, ce n'est que l'apparence qui change. Vous devez choisir le type de publipostage que vous désirez. Vous devez spécifier où aller chercher les données. Vous devez créer votre document en insérant des champs. Il est possible d'inclure des champs conditionnels via l'outil Insérer un mot clé | Si ... alors ... sinon. Et vous devez produire le document final.   Outil d'aide à la rédaction Word offre plusieurs fonctions pour améliorer la qualité du document produit : Explorateur de document . Cette fonction permet de se déplacer plus rapidement dans un document. Elle analyse le document et tente d'en tracer une table des matières. Synthèse (Outils | Synthèse automatique) Cette fonction tente de retrouver les éléments importants d'un texte afin d'en réduire le temps de lecture. Compteur de mots (Outils | Statistiques) Cette fonction compte les mots d'un document. Mode révision (Outils | Suivi des modifications) Cette fonction permet de retrouver les modifications d'un document et d'accepter ou refuser ces modifications. Comparateur  (Outils | Comparaison et fusion de documents) Cette fonction permet de retrouver les différences entre deux documents sous forme de révision. Le relecteur peut accepter ou non chacune des différences. Version (Fichier | Versions) Cette fonction permet d'enregistrer plusieurs versions du même document dans un même fichier. Protection (Outils | Protéger le document) Cette fonction permet de protéger le document contre les modifications. Langue (Outils | Langue) Cette fonction permet de choisir la langue utilisée pour analyser un paragraphe. On peut forcer l'emploi d'une langue particulière. Word regarde les quatre premiers mots d'un paragraphe et tente d'en déterminer la langue utilisée. Si vous ne désirez pas cette caractéristique, il faut enlever le crochet à la zone Détecter automatiquement la langue. La langue règle aussi l'affichage des dates. Dictionnaire orthographique (Outils | Options | Grammaire et orthographe) Word vérifie si les mots employés font partie de son dictionnaire. S'ils sont absents, il les souligne avec une vague rouge. L'usager peut cliquer avec le bouton droit de la souris pour corriger le mot, pour ignorer l'erreur, pour  ajouter le mot au dictionnaire ou pour ajouter la correction dans Correction automatique. Pour modifier ou supprimer une entrée dans le dictionnaire personnel, il faut aller à Outils | Options | Grammaire et orthographe, cliquer sur le bouton Dictionnaires personnels. Vous devez retrouver votre dictionnaire personnel et appuyer sur le bouton Modifier. Grammaire (Outils | Options | Grammaire et orthographe) Word peut vérifier l'accord des mots d'une phrase. La langue française est bien complexe.  En cas de doute, il souligne avec une vague verte le mot suspect. Il suggère des corrections sans jamais en imposer une. Vous pouvez déterminer les règles à vérifier (bouton Paramètres). Synonymes (bouton droit | Synonymes) Word offre une fonction de synonymes. Sélectionnez un mot, appuyez sur le bouton droit de la souris et choisissez la commande Synonymes. Le logiciel propose  une liste de synonymes. Le dernier item de la liste est une entrée à une fonction plus élaborée. Vous y retrouverez des synonymes en fonction des nombreux sens par sens du mot et parfois des antonymes. Traduction (bouton droit | Traduire) Besoin d'une équivalence d'un mot dans une autre langue ? Word offre une fonction de traduction. Appuyez sur la commande Traduire du menu contextuel lorsque vous pointez sur un mot. Choisissez la langue désirée. Remarque, le logiciel offre des traductions d'un mot à la fois. Pour traduire une phrase ou un paragraphe, Word redirige l'usager (en cliquant le bouton Aller à de la case Traduire via le web) sur la page MarketPlace du site de Microsoft . Cliquez sur le lien Langage et traduction. On vous suggère trois sites de traduction. Personnellement, j'aime bien le produit de Worldlingo. Routage (Fichier | Envoyer vers | Destinataire du routage) Parfois, vous devez travailler à plusieurs auteurs sur un texte. Word offre une fonction de routage pour prévoir l'ordre de vérification d'un document. Le document, mis en mode révision, est envoyé à la première adresse de la liste, puis à la deuxième, puis à la troisième et ainsi de suite. Cette fonction travaille en collaboration avec Outlook. Emploi de champs (Insertion | Champ) Word permet d'inclure des variables dans un document. Elles portent techniquement le nom de champs. Pour passer d'un champ à un autre, on peut appuyer sur la clé F11. Extraire le titre du document : champ Title  è  { TITLE \* MERGEFORMAT } Extraire le nom du document : champ FileName  è { FILENAME \* MERGEFORMAT } Extraire le nom et chemin du document : champ FileName  è                                                             { FILENAME \p \* MERGEFORMAT } On peut alterner dans l'affichage entre le champ et son contenu en appuyant sur la commande Basculer les codes de champs du menu contextuel du texte sélectionné. On peut mettre à jour les champs en appuyant sur la commande Mettre à jour les champs du menu contextuel du texte sélectionné. Truc : pour se déplacer rapidement dans un document où l'usager ne doit saisir que quelques informations (un contrat type où il faut ajouter le nom du client et l'échéance du contrat par exemple), insérez des champs vides aux endroits à remplir. Pour se déplacer d'un champ à un autre, appuyez sur le clé F11.

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